Fonctionnement

4.1. Mécanisme de coordination

 Réunion bimensuelle : les activités à mener au niveau de la CAP sont programmées et reparties entre ses membres au cours de la réunion de coordination bimensuelle. Cette réunion vise a identifier les activités relevant de la CAP ainsi que les attentes de chaque partie. Elle vise aussi à les programmer afin de préciser qui fait quoi et quand. Un PV de réunion est rédigé par un président de séance qui sera tournant et qui préparera en même temps la réunion. Ce PV note la revue des activités du mois passé ainsi que la programmation des activités du mois suivant Les responsables des livrables sont les responsables des activités qui suivent, appuient et approuvent les activités menées. PV de réunion a rédiger.

 Partage de tâches (exécution) : suivant le calendrier proposé et leur type, les activités de la CAP seront supervisées soit par les Directeurs de Projets soit par le CL. Le superviseur sera chargé du suivi direct et constant du travail et de l’appui de l’ensemble du processus. Les documents y afférents sont transmis à la fois aux DGAEP, Chargé de liaison, Directeurs de Projets ainsi qu’à l’UNOPS et au FIDA.

4.2. Réalisation des activités de la CAP

La majorité des activités de la cellule relèvent des correspondants de projets. Pour celles qui concernent les taches thématiques et de réflexions, des missions spécifiques peuvent être envisagées.

En effet, les projets ont, dans la cellule, les correspondants et les chauffeurs, recrutés directement par eux, et qui sont hiérarchiquement liés à leur directeur. Ils repartissent leur temps de travail entre les projets respectifs (appui a la mise en œuvre des projets) et les taches liées au développement de Programme FIDA selon la programmation bimensuelle d’activités. Les tâches assignées aux correspondants des projets sont décrites ci-après :

 assure la disponibilité des données et des informations techniques, administratives et financières des projets ;
 suit les dossiers des projets en cours de traitement à Antananarivo ;
 appui la passation des marchés et l’approvisionnement (achat et logistique) ;
 contribue à la préparation des rapports périodiques ;
 contribue à la préparation de la supervision et de l’audit des projets ;
 appui les différentes missions du FIDA et de l’UNOPS ;
 facilite les contacts au sein du MAEP ;
 appui le secrétariat de la CAP

Trois tâches spécifiques relatives au focntionnement de la cellule sont à répartir respectivement sur trois correspondants des projets :

 la centralisation des besoins en moyens, leurs priorisation et affection
 les aspects administratifs du personnel (congé, …) pour ne pas recourir systématiquement aux UGP
 la petite caisse de la CAP et la prévision des dépenses

La cellule est dotée d’un secrétariat dont le personnel (une assistante, un secrétaire pour l’accueil, le telephone et le courrier et ne assistante pour les activités spécifiques de la CAP) est recruté par les projets. Compte tenu de la transversalité des activités du secrétariat de la CAP, le secrétairiat de la CAP prennent attache au Charge de Liaison du FIDA. Ce secrétariat travaille à temps plein pour la CAP tandis que les correspondants et chauffeurs des projets interviennent selon le programme arrêté au cours de la réunion de coordination de la CAP.

Les tâches assignées à l’assistante de la CAP sont décrites ci-dessous :

 Logistique des réunions et ateliers
 Assistance administrative aux missions FIDA, UNOPS y compris voyage et hébergement
 En charge de l’édition, de la reprographie et de la distribution des documents
 Responsable des achats pour les fournitures utiles au fonctionnement de la CAP
 Appui les correspondants de projets au niveau secrétariat, à la gestion des stocks : fourniture, carburant, gestion de la documentation
 Aide les correspondants de projets au recensement des acquisitions matérielles des projets et BAP/FIDA

Les tâches assignées à la secrétaire de la cellule sont les suivantes :

 Gestion des correspondances (interne et externe) dont réception et enregistrement du courrier
 Accueil et orientations des visiteurs
 Standard téléphonique

Les chauffeurs auront sont présentées ci-après : • • Accueil et conduite des différents missionnaires • Nettoyage et entretien des véhicules Photocopies et reliures • Courriers • Achats divers

4.3. Circuit de courrier et communication

La réception des courriers entrants est centralisée au niveau du secrétariat de la CAP aussi bien pour la partie FIDA que la partie Projets. La tenue d’un journal des courriers est prévue pour permettre leur consultation. Quant à la sortie, elle se fera selon chaque entité mais pour le courrier interne, cela passe toujours via la CAP.

Un seul numéro fax sera utilisé pour la CAP et une adresse email CAP mais avec des adresses e-mail individualisées pour chaque intervenant.

4.4. Mécanisme de financement

Comme précédemment, la CAP sera financé par des contributions des projets FIDA en cours. Ils s’agit des dépenses communes non imputables directement aux projet tels : téléphone, Internet, photocopies, conseils financiers, , le fonctionnement et l’entretien des photocopieuse et imprimante, le Conseiller Financier, l’assistante de la CAP, ….

Les dépenses qui sont imputables directement aux projets ne sont pas retenues pour la CAP. Il s’agit par exemple de : salaire et indemnité du correspondant des projets et des chauffeurs, fonctionnement et entretien des véhicules, ……

La répartition du budget entre projets se fera en début selon une consultation entre les Directeurs de projets. Ces dépenses rentreront dans la comptabilité des projets respectifs.

Une petite caisse sera gérée par un des correspondants des projets pour faire face aux dépenses courantes de fonctionnement.

4.5. Logistique

Les matériels et installations nécessaires au bon fonctionnement de la CAP seront fournis par les Projets. Un inventaire des besoins et des matériels existants est à préparer pour garantir un fonctionnement optimal de la CAP

Concernant les matériels roulants, la cellule est dotée en permanence de deux véhicules avec deux chauffeurs. Les projets renforceront, par période, ce parc en fonction des besoins

L’organisation de l’espace se fera de la manière suivante : regroupement correspondant des Projet, à la salle 4, regroupement de l’assistante et du secrétaire dans la salle 3, salle 2 pour le conseiller financier et les missions dans ce domaine, transformation de la salle 10 en salle de réunion – bibliothèque qui peut accueillir aussi les missions.