Activités prévues du projet

COÛTS ET FINANCEMENT DU PROJET

Passation des marchés, décaissements, comptabilité, rapports et audit

Passation des marchés

Les procédures de passation des marchés respecteront les procédures du Gouvernement rwandais et les guides du FIDA. En ce qui concerne le FIDA, elles varient en fonction des acquisitions:

- Les véhicules et les équipements seront autant que possible regroupés en lots pour obtenir de meilleurs prix.

- L'acquisition de véhicules se fera par appel d’offres international.

- Les achats de véhicules, de biens et d’équipements, d’une valeur supérieure à l’équivalent de 100.000 USD, seront effectués par appel d’offres international.

- Les achats d’une valeur comprise entre l’équivalent de 20.000 USD et l’équivalent de 100.000 USD, seront effectués par un choix des propositions (minimum trois devis) les plus avantageuses sur le marché local (NCB National Competitive Bidding) ou international/ régional; le Projet essaiera néanmoins de recourir à des appels d’offres nationaux pour garantir une plus grande transparence.

- Pour les travaux de GC d’une valeur supérieure à 20 000 USD  se feront selon la procédure NCB et pour une valeur inférieure à 20 000 USD, un achat direct sur le marché local sera autorisé, avec trois devis émanant de fournisseurs locaux différents.

- Tous les partenaires / consultants  nationaux pour l’appui à la mise en œuvre des composantes seront recrutés par appel d’offres au niveau national; les travaux de génie civil et rural (notamment dans le cadre de la mise en œuvre des pmer) seront confiés en priorité à des petites et moyennes entreprises (pme) locales spécialisées et/ou des tâcherons locaux disposant des compétences et des moyens compatibles avec la nature des investissements.

- L'assistance technique sera recrutée conformément aux procédures du Gouvernement et du FIDA pour les consultants internationaux de courte durée (max 1 mois), les contrats directs seront autorisés. Pour les consultants internationaux de plus de 1 mois, une sélection internationale sera effectuée sur les rapports qualité/coûts sur au moins 3 propositions.

- Le Tender Board du MINECOFIN qui est responsable au niveau national de la passation des marchés, est en cours d’amélioration de ses procédures. Des discussions devront avoir lieu avec cette institution pour faciliter les procédures financières du Projet.

Décaissements

Compte spécial. Pour faciliter les décaissements et l'exécution du Programme, un compte spécial en USD au nom du Programme, d’un montant autorisé de un million d'USD, sera ouvert par l'Emprunteur dans une banque acceptable par le FIDA, selon des modalités et des conditions jugées satisfaisantes par le FIDA. Les opérations sur le compte spécial nécessiteront la double signature de deux sur trois mandataires: le Coordonateur du Projet, le Responsable administratif et financier (RAF), et une autorité du MINICOM; après vérification de la régularité des opérations et du respect des procédures par le RAF. Les spécimens de signature de ces responsables seront transmis au FIDA. Les décaissements pour le génie civil, les véhicules, les équipements, les études, l’assistance technique et les contrats devront être accompagnés des pièces justificatives. Les décaissements pour les pmer, la capitalisation des IMF, les salaires, les coûts de fonctionnement seront effectués sur la base de relevés certifiés de dépenses. Les originaux des pièces seront gardés à l’UCP du Projet et mis à la disposition des auditeurs et des missions de supervision.

Compte de Projet. Un compte de Projet en monnaie locale sera ouvert auprès d’une institution financière satisfaisante pour le FIDA pour y recevoir les fonds de contrepartie. Un premier dépôt en Francs rwandais, de l’équivalent de 30.000 USD, y sera effectué par l’Emprunteur comme condition de déboursement, aux fins de couvrir les besoins pour la première année (ce montant ne tient pas compte des droits et taxes sur les biens importés qui seraient exonérés dont la TVA). Ce compte sera approvisionné régulièrement par l’Emprunteur en accord avec le PTBA, afin de permettre au Projet de faire face à ses engagements financiers récurrents.

Comptabilité, suivi financier et contrôle interne de gestion

Le suivi de la réalisation du Projet s'appuiera sur une organisation comptable efficace déjà en place au sein du PPPMER 1, et un contrôle de gestion rigoureux, grâce à l’adaptation du système informatisé de gestion (SIG) aux besoins du PPPMER, au suivi de tableaux de bord financiers et de gestion et à la production de rapports périodiques. Durant les activités de démarrage du Projet, une revue du personnel et des procédures administratives, financières et comptables actuelles sera effectuée, l’éventuel personnel expérimenté supplémentaire et nécessaire sera sélectionné sur concours, et les activités préalables à la tenue d'une comptabilité fiable et efficace et la mise en œuvre de procédures de gestion adéquates (logiciel de gestion, révision du manuel de procédures administratives, financières et comptables, élaboration des tableaux de bord) seront conduites. Outre la production des états comptables et financiers, le Responsable administratif et financier (RAF) sera chargé du contrôle budgétaire et interne de gestion du Projet, il veillera à la régularité des opérations de gestion et à l'utilisation rationnelle du patrimoine du Projet, il rendra mensuellement compte de l’état des dépenses et de l’utilisation des ressources au Coordonnateur du Projet.

Rapports d'activités techniques et financiers

L’UCP rendra compte semestriellement des activités et dépenses du Projet au CNCP ainsi qu’au FIDA et à l’Institution coopérante, au moyen de rapports d’activités et de rapports financiers semestriels et annuels. Ces rapports devront couvrir les activités de l’UCP et des antennes, celles des PSE contractuels ainsi que celles des pmer, OB et IMF appuyées par le Projet. Ils seront produits, sous la supervision du Coordonnateur du Projet, par le Spécialiste en suivi et évaluation et par le Responsable administratif et financier (RAF).

Vérification des comptes

Les comptes et la gestion du Projet seront vérifiés annuellement par un cabinet d'audit comptable indépendant et qualifié acceptable pour le FIDA. Le cabinet d’audit sera recruté sur appel d’offres national. L'audit externe des comptes portera sur l'examen et la vérification: (i) de la comptabilité et des états financiers du Projet; (ii) des procédures administratives, financières et comptables ainsi que du contrôle interne financier et de gestion en vigueur; et (iii) du compte spécial, du compte de Projet et des demandes de décaissements du compte de prêt et demandes de remboursement de fonds. Le cabinet d'audit sera également invité à formuler son appréciation sur les modalités de passation des marchés, la légitimité des dépenses imputées au compte spécial ainsi que l'utilisation des biens et services financés par le Projet. Il fournira une opinion séparée sur les états certifiés de dépenses et sur l’utilisation du compte spécial. Le mandat du Cabinet d'audit inclura également un appui au RAF dans la mise en œuvre du contrôle interne de gestion. Les honoraires du cabinet d'audit seront payés à partir du compte spécial. Les rapports annuels d’audit seront préparés en conformité  avec les procédures du FIDA et transmis au FIDA et à l’Institution coopérante par le Gouvernement, dans les six mois suivant la clôture de l’exercice fiscal.

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