Appui
au développement des caisses
Sensibilisation de la population
 Des
actions de sensibilisation ont été entamées
depuis le mois de mai 2003 par l’équipe de la cellule
Finances rurales. L’objectif était d’informer
la population à la démarche de constitution d’une
Mutuelle d’épargne et de crédit. Des réunions
d’information ont eu lieu dans les communes d’intervention
du Projet auxquelles ont participé la population issue
des différentes couches socioprofessionnelles (agriculteur,
éleveur, commerçant, ..), les autorités communales
(maires et conseillers communaux), les membres du comité
communal de développement (CCD), les représentants
des organisations paysannes (OP) et les agents du projet. L’occasion
a permis de répondre aux nombreuses questions posées
par les participants sur leurs droits et obligations vis-à-vis
d’une institution de microfinance (IMF) ainsi que sur les
éventuels services financiers offerts. La détermination
affichée par les autorités locales et les membres
des OP a constitué un signe positif pour la bonne marche
du processus.
À part les actions sur terrain, la cellule Finances rurales
diffuse hebdomadairement à partir des ondes de la radio
« feon’i Mandrare » des émissions relatives
au secteur du financement du monde rural. Ces émissions
visent aussi à sensibiliser la population pour qu’elle
participe effectivement au processus de création des caisses
villageoises.
Après l’installation de l’OTS en avril 2004,
des visites d’information auprès des autorités
locales (mairie, conseil communal, CCD) ont eu lieu à travers
un tour des 9 communes concernées (Tsivory, Elonty, Mahaly,
Marotsiraka, Ebelo, Imanombo, Tranomaro, Maromby, Esira). Ces
visites ont permis de prendre contact avec les autorités
communales pour leur informer des objectifs et de la démarche
à suivre dans le processus de mise en œuvre de la
composante. L’approche développée par l’OTS
consiste à faire participer le plus grand nombre possible
d’intervenants dans le milieu afin d’obtenir une adhésion
plus rapide de la population des différentes communes et
villages. Les maires et les conseillers communaux, les chefs de
quartier, les notables et les chefs de clans, les agents du PHBM
et de ses partenaires ont été mobilisés en
réunions successives. Cet effort de mobilisation a permis
d’atteindre l’objectif défini en terme de nombre
de membres.
Des réunions d’information et de sensibilisation
ont été organisées au niveau des 9 communes
suivies d’une campagne d’explication et d’animation
intensive de trois jours dans chaque chef-lieu de commune et dans
les villages ou Fokontany environnants. Les participants sont
issus des différentes catégories socioprofessionnelles
dont des agriculteurs, des éleveurs, des chefs  de
quartiers, des représentants des différents services
publics, d’éducation, de santé, de sécurité,
des notables traditionnels, des représentants d’organisation
paysanne ainsi que des commerçants. L’objet de ces
rencontres est d’expliquer aux participants la démarche
à suivre pour constituer une caisse villageoise. Il a été
évoqué également le fonctionnement d’une
mutuelle ainsi que les principes qui la régit entre autres
la solidarité, la coopération et l’entraide.
Plus d’une trentaine de personnes par commune ont participé
ou ont été impliquées dans la sensibilisation,
l’information et l’animation de la mise en place des
caisses villageoises.
Mise en place des caisses
Parallèlement aux actions de sensibilisation menées,
il a été procédé à l’ouverture
provisoire de chaque caisse villageoise (FIVOY) pour recueillir
les adhésions des premiers membres. L’adhésion
est matérialisée par le paiement d’un droit
d’un montant de MGA 2.000 MGA et la souscription d’une
part sociale d’un montant de MGA 10.000.
Deux catégories de membres sont distinguées :
-
Les sociétaires individuels (personnes physiques).
Dans un premier temps, l’adhésion est réservée
aux personnes âgées de plus de 18 ans mais avec
la possibilité d’avoir plusieurs sociétaires
issus d’un même ménage.
-
Les associations ou groupements (personnes morales). Il
s’agit des diverses organisations paysannes (AUE ou
Association des usagers de l’eau, AEL ou Association
des éleveurs, …) existantes. L’équipe
de l’opérateur ICAR anime par ailleurs la création
d’associations à caution solidaire (ACS) constituées
de personnes les plus vulnérables (jeunes, femmes,
paysans sans terre) en vue de leur faciliter l’accès
aux services financiers mutualistes.
Dès que le nombre de 100 membres est atteint dans une
caisse (droits d’adhésion payés, parts sociales
fixes libérées), les adhérents se sont réunis
pour constituer une assemblée de section. Cette assemblée
élit en son sein deux comités provisoires, un comité
de gestion (KMP ou Komity MPitantana) de 9 membres et un comité
de surveillance (KMM ou Komity Mpanara-Maso) composé de
5 membres. Ces comités désignent en leur sein leur
président, vice-président et secrétaire.
Ils ont pour mission d’assurer le démarrage immédiat
des activités et la progression rapide des effectifs. Ils
ont été initiés à l’administration
de leurs caisses jusqu’à la constitution de la Mutuelle.
Chaque caisse a comme employés deux caissiers (un titulaire
et un suppléant) qui tiennent les livres et enregistrent
les opérations, et un conseiller qui assure l’animation
commerciale dans la caisse en informant le public, en conseillant
les membres, en montant les dossiers de crédit, en proposant
des échéanciers de remboursements adaptés
aux prévisions de trésorerie des emprunteurs et
en exerçant le suivi des dossiers de crédit.
Construction et équipement des
caisses et du siège de la Mutuelle
Le PHBM a mis en œuvre et financé la construction
de bâtiments et l’équipement destinés
à la Mutuelle. Il s’agit du siège de la Mutuelle
à Tsivory, de 9 bureaux pour les caisses communales et
de 8 magasins de stockage (GCV ou Grenier commun villageois) rattachés
aux caisses. Compte tenu de l’insuffisance de capacité
de stockage, une situation qui pourrait compromettre l’atteinte
des objectifs fixés en crédits GCV, le projet a
également réhabilité sommairement 15 bâtiments
appartenant à l’administration, aux communes ou à
des groupements pour servir provisoirement de lieux de stockage
pour les bénéficiaires de crédits GCV ; ce
qui porte à 600 tonnes de paddy la capacité totale
de stockage à disposition de la Mutuelle. Chaque bureau
(caisses et Mutuelle) est doté de coffre fort professionnel,
d’une armoire métallique, d’un classeur de
rangement métallique ainsi que des mobiliers classiques
de bureau. Les GCV sont dotés de bascules et de pulvérisateur
manuel pour l’application des produits contre les insectes
nuisibles et les rongeurs.
6 motos tout terrain et un véhicule 4x4, acquis dans
le cadre du marché de l’opérateur et utilisé
par l’Unité de promotion formée par le personnel
de ce dernier, sont cédés à la Mutuelle au
terme de la tranche ferme dudit contrat. Les conseillers au niveau
des caisses sont par ailleurs dotés de vélo comme
moyen de déplacement à l’intérieur
de leur zone de couverture.
 Mise
en place d’un fonds de crédit
Le projet a mis à disposition de la Mutuelle, sous forme
de prêts subordonnés dont la gestion relève
de la responsabilité de l’OTS, un fonds de crédit
d’un montant de 94,6 millions MGA (49.800 USD) ayant permis
l’octroi de crédit notamment de stockages GCV dès
l’ouverture des caisses. En effet, le plan de développement
de la Mutuelle prévoit une progression plus rapide du volume
de crédits octroyés par rapport à celle des
ressources internes (capital social et dépôts) apportées
par les sociétaires. La réalisation de ces prévisions
implique le recours à d’autres ressources pour refinancer
le portefeuille de crédits gérés par la Mutuelle.
Subvention des caisses
Il a été prévu que le projet contribue au
financement des frais de fonctionnement des caisses et de l’unité
de promotion. Il s’agit notamment des salaires du personnel
des caisses (conseillers, caissiers), de celui de l’unité
de promotion, des indemnités liées au déplacement
dans la zone, des diverses fournitures et des charges relatives
aux véhicules.
Dans le contrat avec l’opérateur, le total de la
subvention pour les caisses et la mutuelle est estimé à
88,3 millions MGA (44.100 USD), ce qui correspond à la
somme des déficits prévisionnels des trois premières
années d’activité. La totalité de cette
subvention a été entièrement décaissée
et les conditions et les modalités de décaissement
de cette subvention sont spécifiées dans une convention
établie et signée en juin 2004 entre le PHBM et
ICAR.
Renforcement des capacités des
élus et salariés
En vue de renforcer leurs capacités, les agents de l’unité
de promotion ont suivi des cours et ateliers organisés
par l’AGEPMF (Agence d’exécution du projet
microfinance – Banque mondiale) et l’APIFM (Association
professionnelle des institutions financières mutualistes).
En mars 2005 et novembre 2006, le superviseur (actuellement directeur
de la mutuelle) et une personne du service de la comptabilité
ont suivi un cours sur le montage de dossier de demande de prêt
; l’inspecteur a bénéficié d’une
formation sur le contrôle et inspection au mois d’avril
2005 ; le comptable a participé au début du mois
de juin à un séminaire sur l’utilisation du
nouveau plan comptable des établissements de crédit.
En décembre, l’agent de crédit a suivi une
autre session sur l’analyse de dossier de micro crédit.
Les techniciens de l’Unité de promotion ont bénéficié
des formations sur l’utilisation du logiciel Loan performer
acquis par la Mutuelle pour administrer son système d’information
et de gestion (SIG). Et pour développer les services destinés
aux couches plus vulnérables, 3 animatrices ont effectuées
un stage sur le crédit avec éducation (CAE) auprès
du réseau TIAVO. Pour les techniciens et les salariés
de la Mutuelle, à part la formati on
reçue sur place par les conseillers et les caissiers à
travers l’appui des responsables de zone, ils assistent
également aux sessions de formation destinées aux
dirigeants des caisses.
Pour les dirigeants élus, les membres des comités
de gestion (KMP) et comités de contrôle (KMM) issus
des 9 caisses ont suivi une formation dispensée par la
formatrice de l’OTS. Les modules traités concernent
les différents produits d’épargne et de crédit,
l’organisation générale – rôles
et responsabilités des dirigeants élus et techniciens,
le rôle des élus dans le processus de traitement,
d’analyse et de décision des demandes de crédit,
l’animation des membres et de la caisse, l’analyse
des performances techniques des caisses, le contrôle des
registres des opérations, le contrôle des crédits
et des garanties, contrôle des fiches des adhérents
et le manuel de procédures. Les modules sont dispensés
au niveau de chaque caisse au cours des réunions mensuelles
et sont illustrés par des exercices pratiques.
Pour les dirigeants de la Mutuelle, le Directeur et l’inspecteur
assistés par le coordinateur de l’OTS assure la diffusion
des modules de formation. Pendant l’année 2006, et
au cours des réunions trimestrielles, les thèmes
suivants ont été abordés : élaboration,
gestion et contrôle du budget et trésorerie de la
Mutuelle, analyse trimestrielle des activités, obligations
légales et leur respect, notion de surveillance prudentielle,
suivi et contrôle des actes du conseil d’administration,
contrôle de l’organisation administrative, contrôle
des délégations de pouvoir, système de contrôle
interne, relation avec les commissaires aux comptes et le manuel
de procédures.
En novembre 2006, deux élus du conseil d’administration
de la Mutuelle ont participé à un atelier sur l’application
du marketing en microfinance organisé par le Catholic relief
services (CRS) à Antsirabe. Au total 5 membres du conseil
d’administration ont participé à des ateliers
organisés par l’APIFM et 4 du comité de contrôle.
Enfin, les non membres et les membres bénéficient
également des informations et formations autour des services
proposés par les caisses Fivoy. Les conseillers sont les
premiers responsables de ces activités avec l’appui
des responsables de zone et de la formatrice. Les séances
se déroulent au cours des assemblées de section
pour les membres et pendant les réunions par village ou
par commune pour les non membres. Les informations diffusées
et expliquées concernent le fonctionnement d’une
caisse, le mutualisme, la copropriété et la coresponsabilité,
le cadre réglementaire, les statuts et le règlement
interne. Viennent ensuite les différents produits et services,
la demande de crédit et son traitement, les critères
d’octroi et le suivi du crédit chez l’emprunteur.
En outre, chaque année, un voyage a été
organisé dans le but d’acquérir des connaissances
et des expériences développées dans les autres
institutions de microfinance mais également de
pouvoir s’échanger autour des problématiques
du secteur. 35 personnes issues des membres des comités
de gestion et des comités de contrôle des caisses
et quelques techniciens de l’unité de promotion ont
visité en novembre 2005 le réseau CECAM dans la
région d’Amoron’i Mania, le réseau TIAVO
dans la Haute Matsiatra, l’institution Volamahasoa à
Tuléar ainsi que le programme microfinance du GRET à
Ambovombe Androy. En novembre 2006, une quarantaine de personnes
composées d’élus des caisses, de la Mutuelle
ainsi que quelques techniciens ont effectué une visite
d’échange auprès des autres réseaux
de caisses mutuelles implantés dans le pays. Ils ont visité
le réseau CECAM et OTIV dans la région du Lac Alaotra
et d’Analamanga puis le réseau TIAVO dans la région
de Haute Matsiatra.
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DIAGNOSTIC_METHODO_OPER-IMF-MANDRARE
de Charlot Razakaharivelo
Données
de base ICAR CUMULE
ETUDES
STRATEGIQUES_MARKETING ET D'IMPACT