Activités prévues du projet
COÛTS ET FINANCEMENT DU PROJET
Passation des marchés, décaissements, comptabilité,
rapports et audit
Passation des marchés
Les procédures de passation
des marchés respecteront les procédures du Gouvernement
rwandais et les guides du FIDA. En ce qui concerne
le FIDA, elles varient en fonction des acquisitions:
- Les véhicules et les équipements
seront autant que possible regroupés en lots pour
obtenir de meilleurs prix.
- L'acquisition de véhicules
se fera par appel d’offres international.
- Les achats
de véhicules, de biens et d’équipements, d’une
valeur supérieure à l’équivalent de 100.000 USD,
seront effectués par appel d’offres international.
- Les achats
d’une valeur comprise entre l’équivalent de 20.000 USD
et l’équivalent de 100.000 USD, seront effectués
par un choix des propositions (minimum trois devis)
les plus avantageuses sur le marché local (NCB
National Competitive Bidding) ou international/
régional; le Projet essaiera néanmoins de recourir
à des appels d’offres nationaux pour garantir
une plus grande transparence.
- Pour les
travaux de GC d’une valeur supérieure à 20 000
USD se feront selon la procédure NCB et pour
une valeur inférieure à 20 000 USD, un achat
direct sur le marché local sera autorisé, avec
trois devis émanant de fournisseurs locaux différents.
- Tous les
partenaires / consultants nationaux pour l’appui
à la mise en œuvre des composantes seront recrutés
par appel d’offres au niveau national; les travaux
de génie civil et rural (notamment dans le cadre
de la mise en œuvre des pmer) seront confiés en
priorité à des petites et moyennes entreprises
(pme) locales spécialisées et/ou des tâcherons
locaux disposant des compétences et des moyens
compatibles avec la nature des investissements.
- L'assistance
technique sera recrutée conformément aux procédures
du Gouvernement et du FIDA pour les consultants
internationaux de courte durée (max 1 mois), les
contrats directs seront autorisés. Pour les consultants
internationaux de plus de 1 mois, une sélection
internationale sera effectuée sur les rapports
qualité/coûts sur au moins 3 propositions.
- Le Tender
Board du MINECOFIN qui est responsable au niveau
national de la passation des marchés, est en cours
d’amélioration de ses procédures. Des discussions
devront avoir lieu avec cette institution pour
faciliter les procédures financières du Projet.
Décaissements
Compte spécial. Pour
faciliter les décaissements et l'exécution du
Programme, un compte spécial en USD au nom du
Programme, d’un montant autorisé de un million
d'USD, sera ouvert par l'Emprunteur dans une banque
acceptable par le FIDA, selon des modalités et
des conditions jugées satisfaisantes par le FIDA.
Les opérations sur le compte spécial nécessiteront
la double signature de deux sur trois mandataires:
le Coordonateur du Projet, le Responsable administratif
et financier (RAF), et une autorité du MINICOM;
après vérification de la régularité des opérations
et du respect des procédures par le RAF. Les spécimens
de signature de ces responsables seront transmis
au FIDA. Les décaissements pour le génie civil,
les véhicules, les équipements, les études, l’assistance
technique et les contrats devront être accompagnés
des pièces justificatives. Les décaissements pour
les pmer, la capitalisation des IMF, les salaires,
les coûts de fonctionnement seront effectués sur
la base de relevés certifiés de dépenses. Les
originaux des pièces seront gardés à l’UCP du
Projet et mis à la disposition des auditeurs et
des missions de supervision.
Compte de Projet. Un
compte de Projet en monnaie locale sera ouvert
auprès d’une institution financière satisfaisante
pour le FIDA pour y recevoir les fonds de contrepartie.
Un premier dépôt en Francs rwandais, de l’équivalent
de 30.000 USD, y sera effectué par l’Emprunteur
comme condition de déboursement, aux fins de couvrir
les besoins pour la première année (ce montant
ne tient pas compte des droits et taxes sur les
biens importés qui seraient exonérés dont la TVA).
Ce compte sera approvisionné régulièrement par
l’Emprunteur en accord avec le PTBA, afin de permettre
au Projet de faire face à ses engagements financiers
récurrents.
Comptabilité, suivi financier et contrôle
interne de gestion
Le suivi de la réalisation du
Projet s'appuiera sur une organisation comptable
efficace déjà en place au sein du PPPMER 1, et
un contrôle de gestion rigoureux, grâce à l’adaptation
du système informatisé de gestion (SIG) aux besoins
du PPPMER, au suivi de tableaux de bord financiers
et de gestion et à la production de rapports périodiques.
Durant les activités de démarrage du Projet, une
revue du personnel et des procédures administratives,
financières et comptables actuelles sera effectuée,
l’éventuel personnel expérimenté supplémentaire
et nécessaire sera sélectionné sur concours, et
les activités préalables à la tenue d'une comptabilité
fiable et efficace et la mise en œuvre de procédures
de gestion adéquates (logiciel de gestion, révision
du manuel de procédures administratives, financières
et comptables, élaboration des tableaux de bord)
seront conduites. Outre la production des états
comptables et financiers, le Responsable administratif
et financier (RAF) sera chargé du contrôle budgétaire
et interne de gestion du Projet, il veillera à
la régularité des opérations de gestion et à l'utilisation
rationnelle du patrimoine du Projet, il rendra
mensuellement compte de l’état des dépenses et
de l’utilisation des ressources au Coordonnateur
du Projet.
Rapports d'activités techniques et financiers
L’UCP rendra compte semestriellement
des activités et dépenses du Projet au CNCP ainsi
qu’au FIDA et à l’Institution coopérante, au moyen
de rapports d’activités et de rapports financiers
semestriels et annuels. Ces rapports devront couvrir
les activités de l’UCP et des antennes, celles
des PSE contractuels ainsi que celles des pmer,
OB et IMF appuyées par le Projet. Ils seront produits,
sous la supervision du Coordonnateur du Projet,
par le Spécialiste en suivi et évaluation et par
le Responsable administratif et financier (RAF).
Vérification des comptes
Les comptes et la gestion du
Projet seront vérifiés annuellement par un cabinet
d'audit comptable indépendant et qualifié acceptable
pour le FIDA. Le cabinet d’audit sera recruté
sur appel d’offres national. L'audit externe des
comptes portera sur l'examen et la vérification:
(i) de la comptabilité et des états financiers
du Projet; (ii) des procédures administratives,
financières et comptables ainsi que du contrôle
interne financier et de gestion en vigueur; et
(iii) du compte spécial, du compte de Projet
et des demandes de décaissements du compte de
prêt et demandes de remboursement de fonds. Le
cabinet d'audit sera également invité à formuler
son appréciation sur les modalités de passation
des marchés, la légitimité des dépenses imputées
au compte spécial ainsi que l'utilisation des
biens et services financés par le Projet. Il fournira
une opinion séparée sur les états certifiés de
dépenses et sur l’utilisation du compte spécial.
Le mandat du Cabinet d'audit inclura également
un appui au RAF dans la mise en œuvre du contrôle
interne de gestion. Les honoraires du cabinet
d'audit seront payés à partir du compte spécial.
Les rapports annuels d’audit seront préparés en
conformité avec les procédures du FIDA et transmis
au FIDA et à l’Institution coopérante par le Gouvernement,
dans les six mois suivant la clôture de l’exercice
fiscal.
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